Ist ein Firmenstempel gesetzlich vorgeschrieben?
Eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen zur Verwendung eines Firmenstempels gibt es nicht. Dennoch sprechen viele Gründe dafür, einen Firmenstempel als Bestandteil des seriösen Gesamtauftritts eines Unternehmens zu führen. Neben einem unverzichtbaren Erkennungsmerkmal stellt ein Firmenstempel eine erhebliche Erleichterung zur Bewältigung des administrativen Aufwandes dar. Wichtige Dokumente und andere Schriftstücke können damit gut leserlich und vor allem zügig gekennzeichnet werden. Für den Empfänger eines Dokuments ist es ebenfalls von Vorteil, wenn das Schriftstück mit einem Firmenstempel versehen ist.
Denn damit erhält er einen raschen Überblick über wichtige Informationen wie Unternehmensbezeichnung, Firmensitz und Anschrift des Absenders. Als weitere Inhalte für einen Firmenstempel bieten sich Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder der Hinweis auf die Unternehmenswebseite an. Die Gestaltung des Firmenstempels unterliegt keinen gesetzlichen Vorschriften und kann daher frei gewählt werden. Dennoch sollten die im Handelsgebrauch üblichen Angaben unbedingt enthalten sein.
Um das optische Erscheinungsbild des Firmenstempels aufzuwerten, ist die Aufnahme des Firmenlogos empfehlenswert. Soll der Firmenstempel auf Briefumschlägen in das Empfängerfeld aufgedruckt werden, muss seine Gestaltung den postalischen Vorgaben entsprechen. Unter exakter Einhaltung der Reihenfolge muss der Firmenstempel in diesem Fall die Firmenbezeichnung, Abteilung, Anschrift mit Postleitzahl und Name der Kommune enthalten.
Während als Firmenstempel in manchen Betrieben nach wie vor Holzstempel mit separatem Stempelkissen verwendet werden, kommen bei immer mehr Unternehmen bereits Selbstfärbestempel zum Einsatz, da diese mit zusätzlicher Datumsanzeige erhältlich sind.
Abhängig von ihrer Größe bieten diese Stempel Platz für drei bis acht Zeilen. Da die Stempelkissen bei selbstfärbenden Stempeln direkt integriert sind, trocknen diese langsamer aus, als die separaten Stempelkissen für Holzstempel. Nach erfolgtem Abdruck dreht sich die Stempelplatte wieder um 180 Grad und bleibt bis zur nächsten Verwendung direkt auf dem Farbkissen. Daher sind bei guten Produkten mehr als tausend Abdrücke möglich, bevor das Stempelkissen ausgetauscht werden muss. Für Selbständige äußerst praktisch ist auch ein Stempelkugelschreiber. Der Stempel ist am Schaft des Kugelschreibers integriert und macht ihn zu einem multifunktionellen Schreibgerät.